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檔案管理各項制度

放大字體  縮小字體 發布日期:2019-11-11 11:56:12    瀏覽次數:1257    評論:0
導讀

檔案管理制度:檔案鑒定銷毀制度、檔案歸檔制度、檔案庫房管理制度、檔案利用借閱制度、檔案安全保密制度、檔案工作人員崗位責任制、檔案統計制度

檔案鑒定銷毀制度    
      
  為了做好檔案鑒定銷毀工作,更好地保護珍貴檔案和重要檔案,剔除失去價值的檔案材料,制定本制度。    
  一、檔案鑒定工作,檔案的鑒定工作是對保管期限已滿,無繼續保存價值的案卷和對保存期限需升級或降級的案卷進行價值鑒定,重新確定保管期限或銷毀。檔案的鑒定工作和銷毀工作同步進行。    
  二、機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定銷毀。檔案鑒定銷毀工作在本單位檔案鑒定領導小組的領導下進行,小組成員由主管檔案工作領導和有關職能部門負責人及檔案機構或專職檔案人員三方面組成。具體工作由檔案部門或專職檔案人員和與形成檔案內容有關的職能部門共同進行。    
  三、檔案鑒定銷毀工作,在每年10月進行,當年已滿保管期限的檔案要在本月內鑒定,銷毀完畢。    
  四、鑒定時,要采取直接鑒定法,逐卷、逐件地審查文件,準確地進行分析,判定其價值。對保管期限需要調整的案卷或文件應及時調整,對保管期限已滿或無繼續保存價值的案卷或文件予以剔除,剔除后應在案卷目錄或卷內備考表中加以說明。    
  五、編制檔案銷毀清冊一式二份,編制銷毀檔案內容的分析報告一式二份。報主管領導審查、批準,對已批準銷毀的檔案,要繼續保存一段時間,經驗證確無利用價值,方可銷毀。    
  六、銷毀檔案應指定專人負責,銷毀檔案與銷毀清冊登記內容核對無誤后,由銷毀人和監銷人共同到指定地點進行銷毀。銷毀人和監銷人在銷毀報告上簽字,隨同銷毀清冊一起歸檔永久保存。    
  七、檔案銷毀后,應及時調整現存各類檔案排架順序,進行數量統計并在相應的檢索工具中注明,以保證利用工作的正常進行。    
      
      

  檔案歸檔制度      
      
  一、凡是本村黨務、村務及各項經濟活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料均應歸檔。    
  二、歸檔時間    
  各類文件材料應于形成的次年三月底前按要求交給檔案室,會計檔案可在檔案人員指導下立卷。立卷后在財務主管部門存放一年后再移交檔案室保存,對于科研工程項目材料應在項目完成或告一段落以后及時歸檔。    
  三、歸檔要求    
  1、歸檔文件應“遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用”的原則進行整理。    
  2、歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,或者以與一個事由緊密聯系的相關文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,簡報、周報等參閱材料一期為一件。    
  3、歸檔文件應齊全完整。從整體上,各部門要將本部門應歸檔文件收集齊全;從個體上,一份文件,一個事由其內容完整無缺;已破損的文件予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制,復制件附于原件后一并歸檔。    
  4、整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等要符合檔案保護要求。    
  5、分類。采用保管期限——年度——機構分類方法。    
  6、排列。    
 ?。?)一份文件中,正本在前,定稿在后;正件在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發件在前,原件在后。    
 ?。?)在一個保管期限一個年度中的若干份文件結合時間、重要程度排列。    
  7、裝訂。歸檔文件按件裝訂,永久和長期保管的要去掉金屬物,用符合要求的裝訂材料裝訂,不得壓字。    
  8、編號。    
  歸檔文件要逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章,如果上端無位置,也可在文件首頁前另附白紙,填寫文件題名后加蓋歸檔章,歸檔章盡量不要壓住字跡。    
  9、編目。    
  歸檔文件依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,只對復文進行編目,歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。    
  10、裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。備考表置于盒內文件之后,說明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。檔案盒封面應標明全宗名稱,如“天津市檔案局”。盒脊設置全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號。用號碼章在相應欄內從左至右打號,室編件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,中間用“/”號連接。其中“館編件號”與“館編盒號”不填。永久用紅色章,30年、10年用藍色章。    
  四、歸檔手續    
  歸檔的案卷,必須編制案卷目錄,清點核對,做好檔案的流水登記和分類登記,各部門移交檔案時雙方要履行簽字移交手續。    
      

      
  檔案庫房管理制度      
      
  一、本村全部檔案必須實行集中統一管理。    
  二、檔案庫房(柜、架)要專用,做到庫房和閱覽分開。    
  三、檔案箱柜排放整齊,編號規范,指引卡標識清楚。    
  四、檔案庫房要符合“入防”要求,保證檔案的安全。    
  五、檔案庫房內要保持整潔,不得存放與檔案無關的物品。    
  六、庫房內嚴禁煙火,檔案人員能熟練操作滅火器。    
  七、庫房照明應選用白熾燈,有防光設施,盡量減少紫外線對檔案的侵害。    
  八、庫房相對濕度應保持在45-60%,溫度保持在攝氏14-24度,保持庫房通風。    
  九、檔案人員應經常對室藏檔案進行檢查,發現問題及時處理。    
      
      

      
  檔案利用借閱制度      
      
  一、本村檔案主要提供本村領導村民及上級機關、領導使用,對外提供利用時,借閱人需持單位介紹信或本人身份證,經村主管領導批準后,方能借閱。    
  二、凡是借用、借閱檔案的人員,都要發行登記手續,查閱會議記錄及重要檔案需經主管領導批準。    
  三、查閱檔案均在檔案閱覽室或辦公室內進行,一般不準帶出。確因工作借出時,要經主管領導批準,辦理借閱手續方能借出,時間不超過兩天,借用完畢按時歸還,不得轉借他人。    
  四、借閱人員要愛護檔案,不準在檔案上涂抹勾畫,更不能拆散更改檔案,查閱檔案時不得翻閱卷內其他文件,不得擅自摘抄復制,確因工作需要摘抄復制時,需經管理人員批準。    
  五、檔案人員要做好接待服務工作,并做好利用效果反饋記錄。    
        
      
      
      
  檔案安全保密制度      
      
  一、檔案人員要認真學習、宣傳貫徹,落實《檔案法》、《保密法》,嚴格遵守保密守則。    
  二、非檔案人員嚴禁進入檔案庫房。    
  三、檔案管理人員要嚴格履行借閱、復印檔案的審批手續,檔案借閱送還后要進行檢查,及時注銷并做好查閱檔案情況記錄。    
  四、檔案人員未經許可不得擅自摘錄保密檔案內容,嚴禁將保密檔案借給他人。    
  五、定期清查檔案,發現檔案失泄密量,應立即向領導報告,并及時采取補救措施。    
  六、堅持鑒定制度,對保密期限屆滿的檔案應及時解密;保密期限需要延長的,由原確定密級和保密期限的部門或上級機關決定延長期限。    
  七、檔案人員離開檔案室時要關好門窗,切斷電源,發現隱患及時采取措施。    
  八、檔案室內嚴禁吸煙    
      
      

      
  檔案工作人員崗位責任制      
      
  一、積極貫徹執行各級檔案行政管理部門和上級機關關于檔案工作的方針、政策和法規性文件,努力學習專業知識,不斷提高政治與業務素質,結合本村實際做好檔案工作。    
  二、集中統一管理本村各項活動中形成的全部檔案,負責本村各種門類、各種載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用工作。    
  三、積極做好本村檔案信息開發利用工作,編制案卷目錄,全引目錄,編寫本村《組織沿革》、《大事記》或村史,建有檔案查閱和利用效果記錄。    
  四、積極提供檔案,為本村各項工作服務,檔案人員要熟悉室藏及時準確地提供檔案,并做好本村及下屬單位檔案工作的指導。    
  五、堅持保密制度,杜絕遺失、泄密現象發生,確保檔案的完整與安全。    
  六、積極參加檔案業務知識培訓,不斷提高業務水平和工作能力。    
  七、隨時完成上級檔案行政管理部門和本村領導交辦的其他事宜。    
      


  檔案統計制度    
      
  一、案統計工作,要依照上級檔案部門統計制度要求,對檔案的立卷、收進、移出、整理、保管、鑒定、銷毀、利用、庫房、設備以及檔案專兼職人員等情況進行統計,并按規定時間及時、準確的向上級主管部門和檔案業務指導部門報送統計情況。    
  二、檔案統計工作,是檔案工作的重要內容,是檔案工作成果的體現。必須認真負責,實事求是,不準虛報、偽造。    
  三、檔案統計工作的內容    
  1、檔案的立卷、收進、移出、銷毀、實存數量等基本懷脫 的統計;    
  2、檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用的數量及效果的統計;    
  3、檔案室的機構、人員、庫房設備等情況的統計;    
  4、檔案建設與管理所需經費及使用情況的統計。    
  四、檔案統計工作的要求    
  1、綜合檔案室要把檔案統計工作納入檔案工作的日程,認真做好,做到“家底”清楚,“帳目”與實物相符,準確,真實可靠的反映檔案工作情況。    
  2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式,不得有任何隨意性。庫房面積為平方米;案卷數為他(冊)數;長度為案卷豎放后的延長米;金額按元計算;組合柜架按套;利用人次和利用卷(件)次要分別統計;查全率和查準率是利用者所查閱檔案數與提供檔案數的百分比。    
  3、平時要注意搞好統計資料的積累、整理和歸檔,統計數據未經允許不得擅自對外提供。     

 
關鍵詞: 檔案管理制度
(文/小編)
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