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《紙質歸檔文件裝訂規范》解讀

放大字體  縮小字體 發布日期:2019-10-28 14:15:17    瀏覽次數:807    評論:0
導讀

《紙質歸檔文件裝訂規范》解讀


《紙質歸檔文件裝訂規范》(以下簡稱《規范》)(DA/T 69—2018)規定了紙質歸檔文件的裝訂材料、要求和方法,適用于文書以及按照《歸檔文件整理規則》(DA/T 22—2015)整理的其他門類檔案的紙質文件材料的裝訂工作?!兑幏丁酚蓢覚n案局于2018年4月8日發布,10月1日起正式實施。

 

制定過程

2016年,《規范》制定工作被列入檔案行業標準制修訂項目計劃,制定工作由國家檔案局檔案館(室)業務指導司、青島市檔案局承擔。標準起草小組通過了解各地區、各部門紙質歸檔文件裝訂的現實情況,收集相關素材,確定標準大綱,形成標準草稿。2017年2月,對標準草稿進行內部討論修改,形成標準征求意見稿,向各地區、各部門征求意見。2017年3月,匯總全國各省、自治區、直轄市及中央和國家機關、中央企業意見51條,采納23條,形成標準送審稿。2017年4月,標準送審稿通過專家評審,全部采納專家意見后報全國檔案標準化技術委員會審查。2017年5月,標準送審稿通過全國檔案工作標準化技術委員會評審,采納專家意見后形成報批稿,報國家檔案局批準發布。2018年4月8日,標準由國家檔案局發布,并于10月1日起正式實施。

 

編制思路

裝訂是紙質歸檔文件整理的基礎環節。在整理中,裝訂在實體上將歸檔文件的整理單位——“件”確定下來,并為后續整理工作的開展提供條件。裝訂的意義在于:一是以“件”為單位固定整理對象,區分不同的歸檔文件。二是保障檔案安全,避免因工作失誤或違法違紀行為造成檔案損失。三是方便管理,減輕管理負擔,降低在檔案接收、利用時的工作量。

現實工作中,各地區、各部門裝訂材料各異,裝訂方式五花八門。除了回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等明顯不適于歸檔文件裝訂的材料或方法外,還存在直角裝訂、縫紉機軋邊裝訂、三孔一線裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂、漿糊裝訂、封套裝訂等多種裝訂方式,裝訂方式和裝訂材料各異既不利于檔案的統一管理,又會給檔案安全帶來潛在風險。編制《規范》的重要目標,就是對這些裝訂方式作出判斷和取舍,盡可能在兼顧現狀的情況下,引導各地區、各部門把裝訂方式統一起來。

《規范》參考國際標準《Information and documentation—Requirements for binding of books,periodicals,serials and other paper documents for archive and library use—Methods and materials》(ISO 14416:2003)的編制體例、內容和方法,在權衡前述幾種裝訂方式利弊的基礎上,對每一種裝訂方式的材料要求、方式方法進行詳細規定,提供了歸檔文件裝訂的詳細規程?!兑幏丁吩跈n案行業中首次明確裝訂用棉線、不銹鋼訂書釘、封套、漿糊等多種裝訂材料的材質和技術指標,與《歸檔文件整理規則》銜接配套,為紙質歸檔文件裝訂工作提供了有針對性的方案。

 

主要內容

 

1

裝訂原則

《規范》確定了裝訂的4項原則,為裝訂方式選擇和開展裝訂工作提供了指導依據。

(1)穩定性原則

應對歸檔文件進行仔細檢查和評估,制定適宜的裝訂方案。裝訂方案應考慮文件保管期限、文件紙張質量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后,應保持相對穩定。

(2)最小影響原則

裝訂應盡量減少對歸檔文件本身的影響。應避免多次裝訂,對原裝訂方式符合文件保管期限等相關要求的,應保持不變。

(3)一致性原則

裝訂有利于歸檔文件的保護和管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的歸檔文件裝訂方式應相對統一。

(4)安全簡便原則

裝訂應牢固安全、簡便實用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。

 

2

裝訂方式

結合保管期限劃分、檔案移交、檔案數字化等工作實際和檔案進館要求,《規范》將裝訂需求分成5類,類型A:永久保管;類型B:定期30年保管,需要移交檔案館;類型C:定期30年保管,不需要移交檔案館;類型D:定期10年保管;類型E:需永久或定期保管,但尚未完成整理和數字化的歸檔文件,需要臨時固定。

裝訂方式分為線裝法(T1直角裝訂、T2縫紉機軋邊裝訂、T3三孔一線裝訂)、變形材料裝訂法(T4不銹鋼訂書釘裝訂、T5不銹鋼夾裝訂)、粘接法(T6漿糊裝訂)、封套法(T7封套裝訂)4個類型、7種方式。

在裝訂方式選擇上,《規范》分為“宜、可、不可、不得”4檔,規定了不同裝訂需求下對應的裝訂方式?!耙恕笔恰兑幏丁方ㄗh、推薦的方式,“可”是該類型可以使用的方式,“不可”是在該類型中不建議采用的方式,“不得”是在任何類型中都不能采用的方式。從有利于長期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍等方面綜合考慮,《規范》提出了不同裝訂需求類型對應的裝訂方式(見下表)。

裝訂方式選擇表

 

3

裝訂材料

《規范》對裝訂材料提出了基本要求。用于裝訂的材料,無論是其自身還是通過與其他材料及環境之間的接觸反應,均不能包含或產生任何可能損害歸檔文件的物質。具體要求如下:

(1)棉紗線

線裝法中均應采用棉紗線,棉紗線規格、質量、檢測均應按照《棉本色紗線》(GB/T 398)的規定執行。棉紗線的粗細應與《紡織品紗線的標示》(GB/T 8693)所描述的R72texf4規格的棉紗線相當。線的斷裂強度應不低于15N,檢測應按《紡織品 卷裝紗 單根紗線斷裂強力和斷裂伸長率的測定》(GB/T 3916)的規定執行。

(2)不銹鋼訂書釘

不銹鋼訂書釘產品質量要求、試驗方法、檢測規則均應按照《訂書釘》(QB/T 1151)執行。不銹鋼訂書釘材質應選用S30408不銹鋼,沿海地區應選用耐腐蝕性能更優的不銹鋼。不銹鋼規格、質量、檢測均應按照《不銹鋼和耐熱鋼牌號及化學成分》(GB/T 20878)執行。

(3)不銹鋼夾

鑒于不銹鋼夾僅適用于需要臨時固定的歸檔文件,所以只要選擇符合行業產品質量要求的不銹鋼夾即可。

(4)漿糊

漿糊的質量要求、試驗方法、檢測規則均應按照《漿糊》(QB/T 1962)執行。除此之外還應符合《檔案修裱技術規范》(DA/T 25)的要求。

(5)封套

封套用紙應輕薄、結實,材質選擇對歸檔文件不應有負面影響或潛在負面影響。紙張定量應在110g/㎡~160g/㎡之間,檢測應按《紙和紙板定量的測定》(GB/T 451.2)的規定執行。紙張的pH值應大于或等于6,檢測應按《紙、紙板和紙漿水抽提液PH的測定》(GB/T 1545)規定的冷抽提法執行。紙張撕裂度應大于850mN,檢測應按《紙和紙板撕裂度的測定》(GB/T 455)的規定執行。紙張單層緊度應在0.6g/cm3~1.0g/cm3之間,檢測應按《紙和紙板厚度的測定》(GB/T 451.3)的規定執行。

 

4

裝訂要求

《規范》要求,歸檔文件裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行修整,對歸檔文件已破損的、字跡模糊或易退變、使用易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品等情況分別采取修復、復制和去除不合格裝訂用品措施。要求裝訂牢固,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件應平整。

具體來說,直角裝訂要求選取較細縫線針,以雙線為宜,以便縫線緊實??p線按要求入針、環繞后打結??p線與歸檔文件結合緊密的,也可以不打結,但入針、出針處應保留1.5cm左右的線頭;縫紉機軋邊裝訂應選用鎖式縫合縫紉機,在文件左上方進行斜角裝訂,針腳距離應盡量加大,避免文件縫合處形成斷裂。入針、出針處應保留1.5cm左右的線頭;三孔一線裝訂采取擠壓式打孔,以免對文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側,確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機打孔。3個孔孔與孔之間的距離,豎版文件以8cm~10cm為宜,橫版文件以6cm~8cm為宜。三孔與左側距離不低于1.5cm。三孔一線裝訂在打結后應保留1.5cm左右的繩頭,并在打結處用力壓實;不銹鋼訂書釘裝訂應在歸檔文件左側兩釘裝訂,訂位為兩釘外,訂眼距版面上下邊緣各7cm為宜。不銹鋼訂書釘裝訂應無壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固,歸檔文件不掉頁。為保護文件,應盡量減少重復裝訂次數,需要拆除不符合要求的訂書釘再用不銹鋼訂書釘裝訂的,拆除時應盡量減少對歸檔文件的損害,且裝訂位置盡量與原訂書釘保持一致。原裝訂位置不適宜繼續裝訂的,不銹鋼訂書釘的裝訂位置可稍偏移;不銹鋼夾裝訂應在歸檔文件上方或左側裝訂,訂位為不銹鋼夾外緣距版面左上角頂端2cm~3cm為宜。不銹鋼夾裝訂時,不同文件的裝訂位置應錯開,以方便裝盒,節省保存空間;漿糊裝訂采取左上角粘貼法,即在文件左上角涂抹漿糊進行裝訂。漿糊裝訂前應將漿糊調勻,漿糊涂抹一般以離上方、側方邊緣2cm~2.5cm處為圓心,1cm為半徑,涂抹的漿糊與上方、側方應留有空白。涂抹漿糊時注意用量適宜,分布均勻。漿糊裝訂在粘貼后要壓實、晾干,待完全干燥后再裝盒;封套裝訂后應保證文件平整,不能出現折、皺情況。



《紙質歸檔文件裝訂規范》解讀 

 
(文/小編)
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