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檔案之窗

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  • 編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的方法,目前尚未制定統一的標準,各個干部人事檔案管理部門一般根椐自己保管檔案的數量,從實際情況出發,并采用自己所掌握的檢索知識或習慣做法,編寫檔案號和編制檢索工具。

    1.干部人事檔案編號方法

    (1)筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名(即干部姓名)的筆形取角編號的方法(如四角號碼和類似四角號碼法),這種編號具有簡便、易學、編號效率高、誤差少,檔案存放集中、穩定等優點。檢索方法比較科學、只要掌握了取筆形編號的基本規則,就能運用自如。

    (2)姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法,首先按照姓氏分類,然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號的方法。這種方法的優點是:簡單、易學,檔案存放位置固定,不易錯號。但是由于姓氏的不均衡,易出現有的號過多,有的號過少,檔案存放不整齊、頭緒多,編號、檢索慢等問題。

    (3)漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的原理,按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學,只要熟悉掌握了漢語拼音方法,編號和使用都很簡便。缺點是:如拼音不熟練或不準,易出差錯。

    此外,還有的單位采用“單位編號法”、“職務(職稱)編號法”、按干部調進時間順序“大流水排列編號法”,等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經常調整檔案柜等弊病。檔案數量多的單位不宜采用這幾種方法編號。

    2.編制檢索工具的方法

    編制檢索工具,是在編寫檔案號的基礎上,建立一種容易操作的手段。常用的檢索工具有:

    (1)檢索卡片。通常叫:“干部現職卡片”或“干部卡片”。檢索卡片編號與檔案卷名(干部姓名)、編號一致??ㄆ刺柎a大小順序排列,用卡片盒或卡片柜存放。檢索速率很快,有超越計算機之說。同時,還能提供干部的簡單情況。

    (2)檢索表。亦稱檔案底賬。即按照檔案卷名(干部姓名)和檔案編號登記在印制好的表格上,將表裝訂成冊。查詢時按編寫檔案號或存放檔案的辦法檢索。這種方法不太靈活,速率慢。常要調整,對保管檔案少的單位比較適用。

    (3)建立計算機數據庫。將檔案卷名(干部姓名)、檔案號、干部的自然項目經及檔案的收入、轉出等情況輸入計算機。查詢時,可通過計算機檢索。這種方法比較準確、簡便。管理檔案多的單位,采用這種現代化的手段,會收到最佳的效果。


  • 干部人事檔案上架(入柜)排列,是指干部人事檔案入庫保存,在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架(入柜)排列科學合理,不僅存取檔案方便,還能最大限度地節省存放空間。檔案上架(入柜)排列的方法是否科學,同檔案編號、檢索方法和貯存條件相關。主要的方法有以下幾種:

    1.一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序,從小到大,依次上架或入柜,從左向右,延伸至末。每個架(柜)標出幾號至幾號,每層檔案架或每個檔案柜存檔案不宜過滿,留出適當的空位,以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架(入柜),檔案存入位置固定,存取簡便、準確,檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的部門,都適宜采用這種上架(入柜)排列方式。

    2.按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號分別上架或入柜。在一個姓氏中,從小號至大號,依次順延排列,以姓氏筆劃編號法編寫檔案號和檢索工具的部門,適宜此種上架(入柜)的排列方式。

    3.按群體組合排列方式。這種方式是以一個地區或一個單位的干部的檔案組合為一體,分別上架或入柜。檔案的排列,可以按職務或是按部門,也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式,對集中了解一個地區、一個部門的干部情況較為方便。但是,攤多,保存不統一、不固定,經常需因干部的工作單位變動而調整檔案的存放架(柜)。

  • 筆形編碼介紹

    干部人事檔案編號在線查詢收錄了4000多個常見漢字的筆形編碼。筆形編號法號碼表及筆形編號法口訣如下:

  • 四角號碼查字法同拼音檢字法、部首檢字法一樣是一種常見的檢字方法,可以像筆畫一樣用于漢字輸入,效率比筆畫高,取碼直觀方便。

    四角號碼在線查詢(四角號碼查字法)收錄了2萬7千多個漢字的四角號碼,支持漢字查詢四角號碼。

    如果查詢的字串中包含了非漢字字符,系統會自動將其濾掉,只列出其中包含的漢字的四角號碼,非常方便實用。

    四角號碼,漢語詞典常用檢字方法之一,用最多5個阿拉伯數字來對漢字進行歸類。四角號碼檢字法由王云五發明,并在1925年5月著《號碼檢字法》由商務印書館出版。四角號碼檢字法用數字0到9表示一個漢字四角的十種筆形,有時在最后增加一位補碼。

    四角號碼檢字法歌謠:橫一垂二三點捺,叉四插五方框六;七角八八九是小,點下有橫變零頭。

    四角號碼取碼規則

    類型號碼名稱筆形
    復筆0亠(獨立的點橫組合,橫筆帶折鉤者不算。)
    單筆1一乚(橫、挑、右鉤)
    2丨丿亅(直、撇、左鉤)
    3丶(點、捺)
    復筆4十乂(兩筆相交叉)
    5扌(一筆插入兩筆以上,被插的筆畫不算)
    6口(四邊齊整,筆端不外伸。)
    7﹁「」﹂(橫與垂相接處,但其兩端不作角。)
    8八丷人(兩筆成八形,且不與他筆交叉。)
    9小忄?(兩筆中隔一筆成小形。中間有兩筆,或有一旁有兩筆不作小。)

    四角號碼查字方法

    四角號碼取角順序

    每字按(1)左上角(2)右上角(3)左下角(4)右下角的次序取四個角的號碼。舉例:端 先取左上角0,其次取右上角2再取左下角1,最后取右下角 2,端=0212。

    四角號碼取角方法

    1、一筆可以分角取號。例:以 左邊是一筆,上取為2,下取為7。

    2、一筆的上下兩段和別筆構成兩種筆形的,分兩角取號。例:水 左邊,上取1,下取9。

    3、下角筆形偏在一角的,按實際位置取號,缺角作0。例:妒 右下角缺,取為0。

    4、凡外圍是“口、門(門)”的三類字,左右兩下角改取里面的筆形。例:田 =6040。

    5、一個筆形,前角已經用過,后角作0。例:王 左上角為一橫,取1,右上角因為前面已經用過,所以取0。

    四角號碼附號取角

    1、四角號碼字較多時,再取靠近右下角(第四角)上方一個筆形作“附號”,如果這一筆形已被右上角用過,則作0。

    2、四角和“附號”相同的字,照各字所含橫筆數目,順序排列。

    四角號碼注意事項

    1、角形有兩單筆或一單筆一復筆的,不論高低,一律取最左或最右的筆形。

    2、有兩復筆可取的,在上角取較高的的復筆,在下取較低的復筆。

    3、當中起筆的撇,下角有他筆的,取他筆作下角,但左邊起筆的撇,取撇筆作角。

干部檔案管理-問答
干部人事檔案編碼
筆型編碼
四角號碼
檔案編號

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